POLITYKA PRYWATNOŚCI I PLIKÓW COOKIES — NQHURTOWNIA.PL

Podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania danych osobowych jest:

Kontakt w sprawach związanych z ochroną prywatności i realizacją praw: adres e-mail kontakt@nqhurtownia.pl oraz numer telefonu +48 780 932 408. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD).

W ramach funkcjonowania platformy internetowej opartej na silniku Shopify oraz obsługi zamówień bezpośrednich Administrator przetwarza następujące kategorie danych:

• Dane kontaktowe i spedycyjne: imię, nazwisko, adres doręczenia paczki, adres poczty elektronicznej oraz numer telefonu kontaktowego.
• Informacje rozliczeniowe i firmowe: oznaczenie podmiotu gospodarczego, numer identyfikacji podatkowej NIP, adres siedziby, a w przypadku jednoosobowych działalności także imię i nazwisko przedsiębiorcy.
• Historia transakcji i komunikacji: szczegóły zakupionych pakietów, zapisy rozmów prowadzonych za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonu, treść formularzy reklamacyjnych, wnioski formalne oraz dołączona dokumentacja fotograficzna i materiały wideo przekazane przez Kupującego.
• Oświadczenia o statusie profesjonalnym: potwierdzenia składane podczas procesu zakupowego w sklepie dotyczące prowadzenia działalności gospodarczej, zawodowej lub zarobkowego resellingu w ramach działalności nierejestrowanej wraz ze znacznikiem czasu (data i godzina rejestracji oświadczenia).
• Informacje o transakcjach płatniczych: dane przekazywane przez bezpieczną bramkę płatności PayU oraz instytucje finansowe obsługujące płatności w sklepie (w tym statusy transakcji, kwoty i identyfikatory płatności). Administrator nie przechowuje pełnych danych kart płatniczych ani dostępów do bankowości klientów.
• Logi systemowe i parametry techniczne oraz marketingowe: adres sieciowy IP, konfiguracja przeglądarki internetowej, sygnatura czasowa wywołania podstrony serwisu, a także dane gromadzone przez narzędzia marketingowe i analityczne (w tym Piksel Meta oraz pliki cookies Shopify) w przypadku wyrażenia stosownych zgód.

1. Przyjęcie, obsługa i finalizacja umowy sprzedaży poprzez system Shopify:
   Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
   Czas retencji: przez okres niezbędny do wykonania umowy, a po tym czasie do upływu terminów przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych (standardowo do 6 lat).
2. Wystawianie faktur VAT i obowiązki księgowe:
   Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o rachunkowości.
   Czas retencji: przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
3. Rozpatrywanie reklamacji i obrona przed roszczeniami:
   Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obronie przed roszczeniami lub dochodzeniu roszczeń).
   Czas retencji: do upływu terminów przedawnienia roszczeń.
4. Archiwizacja dowodów statusu B2B i weryfikacja profesjonalnego charakteru transakcji:
   Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z uwzględnieniem konieczności wykazania prawidłowości rozliczeń oraz reżimu obrotu gospodarczego.
   Czas retencji: przez okres wymagany dla rozliczeń podatkowych oraz przedawnienia roszczeń (5-6 lat).
5. Utrzymanie stabilności serwisu i bezpieczeństwo IT (infrastruktura Shopify):
   Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
   Czas retencji: retencja logów systemowych zgodnie z polityką i standardami bezpieczeństwa dostawcy platformy.
6. Obsługa bieżących zapytań przed zakupem:
   Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO.
   Czas retencji: maksymalnie do 12 miesięcy od zakończenia kontaktu, chyba że skutkuje to zawarciem umowy.
7. Działania marketingowe, remarketing i analityka reklamowa (w tym Piksel Meta):
   Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (dobrowolna zgoda użytkownika wyrażona poprzez baner cookies i narzędzia zarządzania zgodami). Skrypty marketingowe uruchamiane są wyłącznie po uprzednim wyrażeniu zgody (opt-in).
   Czas retencji: do momentu wycofania zgody lub usunięcia plików cookies przez użytkownika.

Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie zaufanym podmiotom zewnętrznym w stopniu ściśle niezbędnym do funkcjonowania sklepu internetowego, obsługi płatności i logistyki:

• Shopify International Ltd. (dostawca platformy e-commerce i infrastruktury sklepu).
• PayU S.A. oraz instytucje finansowe obsługujące płatności elektroniczne w sklepie.
• Operatorzy spedycyjni i pocztowi (m.in. DPD Polska sp. z o.o.).
• Kancelarie księgowo-rachunkowe oraz doradcy podatkowi.
• Dostawcy oprogramowania do faktur oraz Krajowy System e-Faktur (KSeF).
• Dostawcy hostingu i infrastruktury serwerowej.
• Meta Platforms Ireland Limited – w zakresie obsługi reklam i analityki konwersji (Piksel Meta), wyłącznie po wyrażeniu zgody przez użytkownika.
• Kancelarie prawne oraz uprawnione organy państwowe na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Główna infrastruktura sklepu oparta jest na globalnej platformie Shopify oraz bezpiecznych narzędziach chmurowych. W przypadku transferu danych poza EOG (np. w związku z korzystaniem z usług Shopify Inc., Meta Platforms lub innych podwykonawców), transfer odbywa się na bazie Standardowych Klauzul Umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub decyzji o odpowiednim stopniu ochrony, z zachowaniem pełnej weryfikacji zabezpieczeń u poszczególnych podwykonawców.

Każdej osobie przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”), ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem).

Wnioski związane z realizacją praw należy kierować na adres e-mail: kontakt@nqhurtownia.pl. Zgodnie z art. 12 ust. 3 RODO Administrator udziela informacji o podjętych działaniach w terminie miesiąca od otrzymania żądania. W razie potrzeby termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań. Przysługuje także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Dane mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w celach remarketingowych i targetowania reklam za pomocą Piksela Meta w oparciu o aktywność w serwisie, pod warunkiem uprzedniego wyrażenia zgody), jednak nie wywołuje to wobec Klientów skutków prawnych w sposób istotny na nich wpływający ani nie opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji w rozumieniu art. 22 RODO.

1. Serwis nqhurtownia.pl wykorzystuje pliki cookies (ciasteczka) oraz podobne technologie dostarczane przez platformę Shopify i narzędzia zewnętrzne w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, obsługi koszyka zakupowego i procesu zamówień, zapamiętywania ustawień użytkownika, a także – za uprzednią zgodą – w celach statystycznych i marketingowych.
2. Niezbędne pliki cookies: Pliki te są technicznie konieczne do poruszania się po witrynie i korzystania z jej podstawowych funkcji (np. utrzymanie sesji, bezpieczeństwo transakcji). Ich stosowanie nie wymaga zgody użytkownika i nie można ich wyłączyć w ramach panelu zarządzania prywatnością na stronie.
3. Opcjonalne pliki cookies (analityczne i marketingowe): Wykorzystywane są do badania ruchu na stronie oraz dopasowywania treści reklamowych do preferencji użytkownika. Są one uruchamiane wyłącznie po kliknięciu przycisku akceptacji na banerze cookies (opt-in).
4. Zarządzanie zgodami: Użytkownik może w każdej chwili zmienić swoje preferencje za pomocą dedykowanego widżetu na stronie (Otwórz ustawienia cookies) lub poprzez zmianę ustawień swojej przeglądarki internetowej, co obejmuje również możliwość całkowitego zablokowania lub usunięcia plików cookies.

Administrator wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne (m.in. szyfrowanie SSL/HTTPS, bezpieczny mechanizm checkoutu Shopify, kontrole dostępu, regularne aktualizacje), aby chronić dane osobowe przed utratą, zniszczeniem, ujawnieniem lub nieuprawnionym dostępem.

Treść niniejszej Polityki może ulegać modyfikacjom w związku ze zmianami przepisów prawa lub wdrażaniem nowych funkcji serwisu na platformie Shopify. Aktualna wersja dokumentu jest zawsze publikowana bezpośrednio na stronie Hurtowni.